„Aufwändig! Dennoch ein problemloses Einarbeiten in die Cloud und die mobilen Anwendungen. Das Programm selbst ist eine wahnsinnige Umstellung, aber im positiven Sinn!“
Stefan Schiller

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Mobilität – der Schlüssel zum Erfolg

Mit dem Einsatz der pds Software, verfolgte Martin Zimmermann, Geschäftsführer der Horst Zimmermann GmbH, ein ganz klares Ziel: Mobil und effektiv arbeiten!

Bereits 2008 konnte die pds Software mit Ihren damaligen mobilen Lösungen überzeugen und läutete bei dem Familienbetrieb in Nürnberg eine neue Ära ein. Auf eine Datenübernahme aus der vorherigen Software wurde verzichtet, es sollte alles neu und ohne Altlasten losgehen. Die langersehnten Schnittstellen zu Datanorm und GAEB in der Software waren ein weiterer, riesiger Schritt nach vorne. Endlich war der Zugriff auf die Kataloge der Lieferanten gewährleistet und Ausschreibungen konnten komfortabel über die Software abgearbeitet werden.

Wir sind durch tiefe Täler gegangen

Als innovativer und zukunftsorientierter Unternehmer zögerte Martin Zimmermann auch bei der Umstellung auf die neue Software-Generation nicht lange. Bereits 2014 erfolgte der Umstieg auf die windowsbasierte pds Software, die im Bereich der Projektabwicklung einen deutlichen Vorteil brachte. Auch die mobile Lösung wurden ganz neu aufgesetzt. Optimiert auf das Arbeiten auf modernen Endgeräten und funktional deutlich erweitert, bietet die App heute einen echten Mehrwert für das Unternehmen. Einzig im Bereich der Finanz- und Lohnbuchhaltung verlief die Umstellung leider nicht ganz reibungslos. Diese Zeit hat uns einige Nerven gekostet, aber heute läuft alles super, sagt Martin Zimmermann rückblickend. Denn 2016 erfolgte die Einführung der neuen Finanz- und Lohnwelt in der pds Software. Ein großer Schritt in die richtige Richtung.

Jetzt geht es steil bergauf

Heute, mit der pds Software und der aktuellen Finanz- und Lohnbuchhaltung, intensiven Schulungen und einer starken Betreuung durch hahn IT, können wir unsere Geschäftsprozesse weiter optimieren und sehr effizient arbeiten, so Zimmermann. Es sind bereits 15 Monteure im Außendienst mit Tablets ausgestattet und wickeln die gesamten Aufträge direkt beim Kunden vor Ort ab. Dies erleichtert nicht nur den Kollegen im Büro die weiterführenden Prozesse wie beispielsweise die Rechnungsstellung, auch die Produktivität der Monteure wird dadurch maßgeblich gesteigert. Die Frage der Akzeptanz der mobilen Lösung hat sich bei den Mitarbeitern im Außendienst nie gestellt, die modernen Arbeitsmittel werden sehr geschätzt.

Am Ende eines jeden Arbeitstages steht die Zufriedenheit der Kunden ganz oben. Dank der pds Service App haben die Monteure über ihr Tablet, direkte Einsicht in die Produktkataloge und können dem Kunden bei anstehenden Reparaturen oder Serviceleistungen, auch ohne das Büro, ein grobes Angebot geben. Solch ein serviceorientiertes Arbeiten war Martin Zimmermann schon immer wichtig und wird auch von den Kunden sehr dankend angenommen. Um die Wirtschaftlichkeit stets im Auge zu behalten, bietet das integrierte BI-Tool der pds Software zahlreiche Möglichkeiten unterschiedlichste Kennzahlen auszuwerten. Diese Auswertungen sind für einen Geschäftsführer unabdingbar. Die pds Software und auch die Service App können sicher noch sehr viel mehr, als wir bisher nutzen. Davon möchten wir in Kürze noch mehr in unsere Prozesse integrieren, sagt Zimmermann und sieht mit Vorfreude in die Zukunft.

Auch auf steinigen Wegen zusammenhalten und gemeinsam nach Lösungen suchen, das macht eine starke Partnerschaft aus.

Herr Schäfer, was hat Sie davon überzeugt, auf die pds Software umzustellen?

Friedrich Schäfer: Überzeugt werden musste ich nicht mehr. Auch wenn die pds C-Software immer stabil lief, sie war einfach nicht mehr zeitgemäß. Als wir dann gehört haben, es gibt eine neue Software mit einer Windows-basierten Oberfläche, war klar, dass wir diese neue Software haben wollen. Es war der Wunsch der Kollegen, einfach etwas Modernes zu bekommen und als wir den Eindruck hatten, dass die Software stabil läuft, haben wir direkt zugeschlagen.

Stand für Sie immer fest, dass Sie mit der pds weiterarbeiten?
F.S.: Nein, das war nicht immer klar. In der Zeit, in der pds den Umstieg auf eine Windows-basierte Software noch hinausgezögert hat, gab es schon die Überlegungen umzusteigen. Wir haben uns auch die ein oder andere Lösung bereits angesehen. Letztendlich hat pds auch ein wenig von unserer Bequemlichkeit und auch der Angst vor einem Software-Wechsel profitier, so Schäfer mit einem Schmunzeln.

Wie erfolgte der Umstieg?

F.S.: Zunächst wurde die Software nur bei mir am Arbeitsplatz installiert, damit ich sie mir genau ansehen konnte. Die einzelnen Teilbereiche der Software wurden nach und nach auf allen fünf Arbeitsplätzen eingerichtet und anschließend die Mitarbeiter, entsprechend ihrem Tätigkeitsfeld, geschult. In insgesamt drei Tagen war das Team dann fit und wir konnten mit der Software arbeiten. Die insgesamt 5 Mitarbeiter im Büro profitieren heute von den intensiven Schulungstagen.

Was konnten Sie in Ihrem Betrieb mit der pds Software optimieren?

F.S.: Der Umstieg auf die neue Software war für uns der Anlass endlich die „alten Zöpfe“ abzuschneiden. Über die Jahre hinweg haben sich viele Daten angesammelt, die heute nicht mehr benötigt werden. Wir waren gezwungen die alten Daten auszudünnen und zu aktualisieren, diesen Druck haben wir gebrauch und sind heute sehr dankbar darüber.

Außerdem habe ich heute als Geschäftsführer, dank der umfangreichen Auswertungen in der pds Software, täglich unsere aktuellen Zahlen im Überblick und kann so stetig überprüfen ob wir unser Jahresziel erreichen und wie sich unser Deckungsbeitrag entwickelt. In der Vergangenheit ist die regelmäßige Berechnung der Kennzahlen meist im Arbeitsalltag untergegangen, heute habe ich alle nötigen Zahlen auf einen Blick sobald ich die pds Software starte.

Auch einzelne Rechnungen sehe ich sofort nach Erstellung. Dies ermöglicht es mir das Gespür zu schärfen auf welche Tätigkeiten wir uns konzentrieren müssen und bei welchen wir keine Chance darauf haben unseren Deckungsbeitrag zu erreichen. Das Geschäftsjahr läuft im Moment super, besser als alle anderen. Vielleicht liegt es auch ein Stück weit an Ihrer Software.

Wie nutzen Sie die mobilen Lösungen von pds?

F.S.: Drei unserer insgesamt neun Monteure sind bereits mit Tablets und der pds Service App ausgestattet. Auch wenn es bei der Einführung ein paar Problempunkte gab, die wir schnell aus der Welt schaffen konnten, sind wir heute sehr zufrieden.

Auch Frau Schäfer, zuständig für die Abrechnungen im Unternehmen, betont die Arbeitserleichterung durch die Nutzung der pds Apps im Außendienst. Es hat vieles einfacher, übersichtlicher und transparenter gemacht, es ist einfach weniger Arbeit, so Frau Schäfer.

Das junge Monteur-Team war von Beginn an offen für die neue Lösung und genießt es heute. So wie wir es jetzt haben, ist es im Kundendienst ein Traum, das kann ich nur jedem empfehlen!, so Schäfer

Wir sind derzeit immer noch dabei, den Artikelstamm weiter auszubauen um die Serviceberichte noch besser und detaillierter an die Kollegen im Büro übermitteln zu können, sodass einfach nur noch abgerechnet werden muss.

Welche Ziele haben Sie bei der Umstellung auf die pds Software verfolgt?

Peter Hartung: Das Primäre Ziel war die mobile Zeiterfassung. Die Handwerkersoftware von pds war für uns zunächst einmal nur ein notwendiges Nebenprodukt.

Wie verlief die Einführung der mobilen Zeiterfassung in Ihrem Betrieb?

Welche Auswirkungen hat die Zeit App auf Ihre tägliche Arbeit?

Die Zeiterfassung erfolgt über den jeweiligen Teamleiter auf der Baustellt. Die Mitarbeiterliste ermöglicht es den Teams auf der Baustelle alle beteiligten Kollegen gesammelt  in einem Buchungsvorgang zu erfassen.

Auch wenn derzeit noch einige Kontrollen nach der Übermittlung der Daten notwendig sind, erleichtert die mobile Zeiterfassung die Lohnabrechnung. Was jedoch fairerweise hinzugefügt werden muss: „Die Kontrollen sind nicht dem System geschuldet, diese sind vielmehr auf die Handhabung der Mitarbeiter zurückzuführen.“, ergänzt Peter Hartung mit einem Schmunzeln.

Was sehen Ihre nächsten Schritte mit der pds Software vor?

Wir haben das riesige Potential in der Software bereits erkannt, auch wenn wir bislang nur einen kleinen Bruchteil davon nutzen. Das Ziel ist es, die gesamten Arbeitsbereiche, wie Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung und Lohnbuchhaltung in einer Software abzuwickeln.

Welche Zielsetzung hat zur Umstellung auf die Netzwerklösung von hahn IT geführt?

Nach welchen Gesichtspunkten wurde hahn IT als Dienstleister ausgewählt?

G-S.W.: Natürlich hatten wir bis zur Umstellung bereits einen IT-Dienstleister und waren hier vertraglich gebunden. Nach den ersten Gesprächen mit hahn IT stand schnell fest, dass man gemeinsam einen Weg finden wird, diese Vertragsbindung zu beenden, selbstverständlich unter der Voraussetzung, dass im Anschluss ein reibungsloser Umstieg möglich ist. Das hat mich direkt überzeugt.

Darüber hinaus war natürlich der Sympathie-Faktor, die örtliche Nähe und die vorbildliche Kommunikation ein großer Pluspunkt für hahn IT. Das gesamte Technische Team stand uns, bereits während der Planungsphase, immer mit kurzen Antwortzeiten und sehr kompetenten Antworten auf unsere Fragen zur Verfügung. Das Gesamtpaket hat am Ende überzeugt, so Georg-Stephan Wilkening mit einem Lächeln.

In welchem Zeitfenster konnte der Umstieg realisiert werden?

G-S.W.: Meine Entscheidung fiel auf Grund der bereits genannten Punkte sehr früh. Natürlich mussten wir die noch Laufzeit des Altvertrages von ca. 12 Monaten abwarten, dann ging es aber nahtlos über.

Verlief bei der Umstellung alles nach Ihren Vorstellungen?

Welche Veränderungen brachte die Umstellung für die Ago AG?

G-S.W.: Wir konnten unsere Zielsetzung, die ich eingangs bereits erwähnt habe, optimal umsetzen. Zum einen sind wir, durch die hervorragende Anbindung der mobilen Geräte, wie Smartphones und Tablets, wesentlich flexibler geworden. Die Umstellung des gesamten Teams auf Office 365 bietet uns diese Flexibilität auch im Hinblick auf die Einbindung der einzelnen Standorte. Außerdem sind tragen die transparenten Lizenzkosten auch zu unserem Ziel der Kostensenkung bei. Nicht zu unterschätzen ist dabei natürlich der Sicherheitsaspekt, der wesentlich smarter geworden ist. Seit der Umstellung haben wir erheblich weniger Probleme mit Viren und Schadsoftware. 

Sie erwähnen die Anbindung von mobilen Geräte, was genau hat sich hier verändert?

G-S.W.: Vorher haben mobile Geräte ehr gestört und das Arbeiten von unterwegs aus war nicht wirklich komfortabel. Heute hat man Spaß daran unterwegs zu arbeiten. Die E-Mails kommen super schnell auf dem Handy oder Tablet an und die cloudbasierten Lösungen eröffnen ganz neue Möglichkeiten.

Was ist noch zu tun?

G-S.W.: Derzeit kämpfen wir am Standort in Kulmbach mit Performance Problemen. Hier macht sich bemerkbar, dass die cloudbasierten Lösungen wesentlich mehr Power benötigen. Der Ausbau der Glasfaseranbindung steht aber kurz bevor.

Durch die Aktualisierung der Microsoft Office Lizenzen ergaben sich auch Differenzen in den bisherigen Vorlagen. Hier ist das Team von hahn IT auch dran, die alten Modelle zu ersetzen. Diese Prozesse passierten nun etwas zeitversetzt.

Welches Feedback haben Sie von Ihren Mitarbeitern erhalten?

Gerade ist die Situation, auf Grund der Performance Probleme, etwas angespannt. Grundsätzlich sind aber alle Kollegen sehr zufrieden mit der Umstellung und das Team von hahn IT ist immer gerne bei uns gesehen. Das ist auch wichtig, denn als nächster Schritt steht die Umstellung der pds Software auf der Agenda. Das bisher aufgebaute Verrauen zu hahn IT bietet dafür eine optimale Basis. So können wir noch mehr Prozesse entlang der Supply Chain IT-unterstützt umsetzen, mit hahn IT als Partner. Anfang 2019 geht es dann los!